Uno dei modi migliori per promuovere la tua attività è senz’altro quello di organizzare eventi o di partecipare a iniziative locali.

Cene in vigna, caccia al tesoro, spettacoli, corsi di cucina… le idee possono essere infinite e tutte incredibili, ma come fare a raccontarle?

Il segreto è tutto nella strategia di comunicazione, che ovviamente non dovrà essere elaborata all’ultimo momento. È importante averla pronta in anticipo, è importante seguirla anche dopo l’evento.

Per spiegarti meglio come fare, ho deciso di approfittare di questa infografica realizzata da HubSpot in collaborazione con Constant Contact.

Organizzare e promuovere un evento online in 6 passi

L’intera strategia si potrebbe suddividere in 6 punti chiave: impostazione dell’evento, promozione, utilizzo dei social media, tracciamento dei risultati, gestione dell’evento, conclusione.

1. Organizza l’evento.

Cominciamo dall’inizio, hai presente le 5 W anglosassoni? Chi, cosa, dove, quando e perché. Questo è il punto di partenza del tuo evento. Mentre potresti non aver dubbi sul “chi” organizza e sul “dove”, è importante pensare in maniera approfondita al resto. Ad esempio, a chi ti rivolgi? Perché? Qual è il tuo obiettivo?

È la fase in cui pensare in maniera concreta: data, tema, location, ospiti, sponsor, patrocini, identità visiva, sito internet, persone da coinvolgere, logistica e così via. È così che il tuo evento inizierà ad avere personalità, uno stile da raccontare nella tua promozione.

2. Promuovi.

È arrivato il momento di scaldare il tuo pubblico. Inizia a raccontare qualche piccolo dettaglio, anticipa, crea aspettativa. Puoi farlo tramite campagne di email marketing, puoi creare dei post sui social media più utilizzati dai tuoi clienti, puoi lanciarti nel mondo video creando dei teaser. Se possibile, crea anche una rete con i tuoi partner. Ti sarà utile per aumentare la visibilità e amplificare il tuo messaggio.

3. Utilizza i social media.

“Fish where fish are“, pesca dove si trovano i pesci. Ogni social media ha il suo bacino di utenza e tu dovresti già saperlo. Nel momento stesso in cui ha deciso di approcciarti all’online dovresti aver stabilito chi è il tuo pubblico e dove si trova. Chi speri di attrarre con il tuo evento? Dei giovani? Instagram e TikTok potrebbero andare bene. Dei professionisti? Prova con LinkedIn. Ogni canale ha il suo linguaggio, il suo pubblico e il suo stile. Selezionalo attentamente e utilizzalo al meglio grazie ad hashtag, interazioni e menzioni.

Valuta anche l’idea di trasformare i tuoi collaboratori/dipendenti in ambasciatori. Fatti aiutare concordando in anticipo cosa pubblicare e dove, cosa ricondividere e come ampliare la portata della tua comunicazione.

4. Traccia i progressi.

T.S. Monson ha detto: «Quando il rendimento viene misurato, le prestazioni migliorano. Quando il rendimento viene misurato e riportato, la rapidità del miglioramento aumenta.»

Non puoi sapere se la tua strategia è efficace finché non inizi ad analizzare i risultati. Parliamo ovviamente di risultati utili e non di metriche di vanità. Il tuo obiettivo è quello di trasformare i fan in clienti, quindi sarà più importante ricevere richieste di informazioni che “mi piace” sotto alla foto. Parliamo poi delle email: in quanti l’hanno letta? In quanti hanno cliccato sui link di approfondimento?

Tieni traccia di tutti questi risultati, canale per canale. Ti aiuterà a capire cosa funziona e dove investire le tue energie.

5. Gestisci il tuo evento.

È il grande giorno e tutto deve essere pronto. Avrai tempo solo per qualche imprevisto, il resto sarà un incredibile tour de force. Oltre a svolgere il tuo lavoro, scatta alcune fotografie. Realizza dei video. Crea materiali multimediali da condividere subito sui social e da riproporre più avanti. Se riesci, racconta live quello che sta accadendo. Se non puoi farlo tu, delega a qualcuno di cui ti fidi. L’obiettivo è di intrattenere il pubblico, incuriosirlo e motivarlo creando anche dei ricordi per il futuro.

6. Raccogli, elabora, prepara.

Con la fine dell’evento non si chiudono i giochi, anzi. È il momento di raccogliere i pareri sia dei partecipanti che degli sponsor/partner. È in questa fase che puoi elaborare la rassegna stampa, guardare cosa è stato detto online sul tuo evento, pubblicare i post di ringraziamento e raccogliere tutte le fotografie scattate. Ora puoi prenderti del tempo per raccontare cosa è successo, mostrarlo, misurare i risultati e valutare cosa puoi migliorare per la prossima volta.

Elabora tutto ciò che hai tra le mani ricordandoti perché hai deciso di organizzare e promuovere un evento online. Hai raggiunto il tuo obiettivo?

Images source: HubSpot Photo by Kylie Lugo on Unsplash