Organizza la tua attività per l’estate


Questo articolo è un approfondimento della newsletter inviata il 6 luglio 2018.

 

Sarà colpa del Covid-19, ma quest’anno luglio mi sembra si arrivato ancora più velocemente del solito.

Luglio, un mese che per me equivale a “sbrigati che manca poco alle ferie!”

È una corsa contro il tempo: devo chiudere i progetti, rispondere a tutte le email, programmare gli autoresponder, andare agli ultimi appuntamenti, raggiungere gli obiettivi rimasti in sospeso e sperare che gli imprevisti non giochino brutti scherzi.

Se sei un albergatore probabilmente dovrai correre per mettere il tuo locale a norma prima dell’arrivo dei turisti. O forse hai fretta di terminare un allestimento, almeno prima che il fornitore chiuda.

Qualsiasi sia la tua attività, sai già che agosto sarà un mese anomalo e per questo bisogna arrivarci ben preparati.

Come? Organizzandosi efficacemente.

3 modi per organizzare il tuo tempo

Secondo Seth Godin, “siamo consumatori del post-consumismo. Abbiamo tutto ciò che ci serve e quasi tutto ciò che desideriamo. Ci manca solo il tempo“.

Quando faccio formazione sulla gestione del tempo, chiedo sempre ai miei clienti quali sono i loro impegni quotidiani e quanto tempo richiede ogni singola mansione. Il risultato? Vivrebbero meglio se ogni giornata fosse composta da almeno 35 ore!

Purtroppo questo non è possibile, ma una buona organizzazione può aiutarci a diventare più produttivi.

1. SCEGLIAMO I GIUSTI OBIETTIVI

Lo ha definito Peter Druck nel 1954, serve per definire correttamente gli obiettivi e si chiama metodo S.M.A.R.T.

L’acronimo sta per

  • Specific (specifico)
  • Measurable (misurabile)
  • Achievable (raggiungibile)
  • Relevant (rilevante)
  • Time-base (temporizzabile)

In parole povere, un obiettivo intelligente (smart) deve essere:

  • specifico nel definire cosa voglio ottenere;
  • misurabile per poterne tracciare i progressi;
  • raggiungibile per essere sicuri che non sia solo un sogno;
  • rilevante perché deve valere la pena spenderci tempo e denaro;
  • temporizzabile perché senza una scadenza non ci impegneremo veramente.

Se il nostro obiettivo non soddisfa questi requisiti, allora è necessario rivederlo.

Un esempio?

“Voglio guadagnare di più” non è un obiettivo smart.

“Voglio aumentare il fatturato del 30% entro il 31 dicembre” è un obiettivo smart.

 

2. PREPARIAMO LA LISTA DI COSE DA FARE

La To Do List è una mia cara alleata.

Ogni venerdì sera, sulla mia agenda, segno tutto ciò che devo fare la settimana successiva. Sto attenta a distribuire gli impegni giorno per giorno, cercando di quantificare il tempo che mi serve e assicurandomi di non caricarmi troppo. In questa fase è importante lasciare del tempo anche per gli imprevisti.

Avendo impegni in diversi ambiti, trovo interessante l’utilizzo dei colori. È tutta una questione di “colpo d’occhio”: so che in azzurro ci sono le riunioni in Comune, in verde quelli relativi ai social, in arancione gli appuntamenti personali, in viola quelli che riguardano la mia attività, in marrone l’amministrazione e così via.

Mi impegno anche per trascrivere i vari punti in modo breve e chiaro. Questa è una prova del nove: se non riesco a riassumere il compito forse l’obiettivo non è smart come pensavo.

Avere tutto ben visibile mi permette di concentrarmi su ciò che davvero conta, sgomberando la mente da inutili pensieri come “c’era qualcosa che dovevo fare ma non ricordo cosa”. In questo modo posso dedicarmi ad altro aumentando anche la mia creatività.

L’importante è che la lista sia semplice, specifica e conclusa entro il venerdì successivo. Solo allora potremmo capire perché alcune voci non sono state spuntate e quali successi abbiamo raggiunto.

Se il cartaceo non fa per te, prova le app. In passato mi sono trovata bene con Todoist e con Google Keep.

 

3. STABILIAMO LE PRIORITÀ

Una volta che la nostra lista è pronta, è assolutamente necessario valutare quali azioni abbiano la priorità sulle altre.

Quali voci sono urgenti e quali sono importanti? Conosci la differenza tra questi due termini?

L’urgenza ha a che fare con il tempo e spesso è determinato da fattori esterni.
Andare a prendere il treno che passa fra 5 minuti è urgente.

L’importanza invece è relativa al nostro futuro. Le pressioni sono interne e le conseguenze saranno decisive.
Ottenere un prestito dalla banca è importante perché ci permetterà di aprire il nostro agriturismo.

Secondo Eisenhower, “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”
Quindi, prima di farci prendere dal panico perché ci sembra tutto urgente, tutto importante e tutto in scadenza, fermiamoci a riflettere.

Cosa conta veramente? Quanto tempo ho? A cosa posso dedicarmi?

Va da sé che tutto ciò che non è né urgente né importante, può essere eliminato senza rimpianti.

Fonte immagine: myzenmanager.com

Essere in grado di gestire il nostro tempo è essenziale perché contribuisce a farci diventare più produttivi, più efficienti e più affidabili.

Lo dobbiamo a noi stessi e alle nostre professioni, soprattutto se il lockdown ci ha costretti a una pausa.

È il momento di ripartire e possiamo farlo nel migliore dei modi.

Quindi è vero, ormai siamo in luglio, ma possiamo comunque arrivare ad agosto pronti, entusiasti ma soprattutto pieni di energia.


Foto di copertina di Kaylah Matthews su Unsplash


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